TL,DR

  • У человека ограниченный объём внимания.
  • Чем больше людей на совещании, тем больше мнений.
  • Тем не менее мнения похожи и могут группироваться.
  • Единственная цель “живого” совещания - достичь консенсуса по спорным вопросам.
  • Чем меньше внимания, тем хуже достигается консенсус.
  • Достичь консенсуса проще, если сэкономить внимание и провести совещание быстро.
  • Чтобы провести совещание быстро, нужно меньше слушать и меньше говорить.

Идея о том, как с этим бороться

Можно разделить совещание на 4 этапа и оставить “живое” общение только на последнем этапе.

Этапы:

  1. Формирование повестки (т.е. списка вопросов).
  2. Предварительный сбор мнений. Каждый участник пишет своё мнение по каждому вопросу повестки, не зная мнения других участников. В добавок у него есть время и возможность найти необходимую для принятия решения информацию.
  3. Агрегация мнений. Если мнения совпадают - они группируются. Это можно повесить на одного человека - секретаря. Агрегированный список - “мнение - придерживающиеся его участники” рассылается всем участникам. Если на этом этапе по одному из вопросов достигнут консенсус - вопрос снимается с повестки как закрытый.
  4. Очное совещание. Перед тем, как в нём участвовать все участники должны прочитать результат этапа №3, чтобы ознакомиться с мнениями других, узнать кто их “союзник”, а кто “оппонент” и заранее (в том числе коллективно с “союзниками”) подготовить взвешенную линию аргументации за своё мнение.

И что это даст

Это может занять больше времени в сумме по всем людям на этапе до и во время совещания, но в то же время может предотвратить две проблемы:

  • Отсутствие консенсуса и повторное совещание (т.е. в итоге до достижения консенсуса будет потрачено меньше времени).
  • Фальшивый консенсус, когда участники необдуманно согласились с громким мнением, но в душе с ним не согласны (подсознательный саботаж решений принятых в результате такого совещания может отнять много времени и денег).